火. 9月 27th, 2022

あるグループフォルダがあり、構成は

グループフォルダroot
|ーユーザA
||ーフォルダA
||ーフォルダB
|ーユーザB
||ーフォルダA
||ーフォルダB

という感じ。各ユーザはそれぞれが所有するフォルダ内のフォルダA・Bにファイルをアップロード可能。そして上記のフォルダA・B配下にアップロードされたファイルを30日で自動削除させたい。

この機能を実装するには

  • Group folders
  • Files automated tagging
  • Retention

以上3つのアプリが必要だ。グループフォルダを作成するGroup foldersアプリについては有効化して設定 > グループフォルダ から作成すれば良いだけなので説明は省くとして、このグループフォルダ内に設置したファイルを30日経過後に自動削除させたいとして作業したメモが以下の通り。すべて管理者で行うこと&事前に各アプリを有効化しておくこと。

  1. 設定 > 基本設定 > コラボタグ にて「自動削除対象フォルダ」タグを制限付きで作成
  2. 設定 > 基本設定 > コラボタグ にて「自動削除」タグを制限付きで作成
  3. 設定 > Flow > 自動タグ付け > 以下の条件で保存
    1. ファイルシステムタグ・に次のタグが付いている・自動削除対象フォルダ
    2. ファイルMIMEタイプ・は異なる・フォルダー
    3. 以上の条件に合致する場合「自動削除」タグを付与
    4. 保存
  4. 設定 > Flow > ファイル保持 にて「自動削除」タグを選択、作成日から30日後に削除されるよう設定
  5. グループフォルダrootに「自動削除対象フォルダ」タグを付ける

以上で設定完了。

ちなみに上記の「3-2」を設定しないと、フォルダA・Bより上のフォルダにも「自動削除」タグが付与されてしまうので注意。

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